Informação Jurídica

Autoridade Europeia do Trabalho (AET)

11-07-2019

Regulamento (UE) 2019/1149 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 20 de junho de 2019, que institui uma Autoridade Europeia do Trabalho, altera os Regulamentos (CE) n.º 883/2004, (UE) n.º 492/2011 e (UE) 2016/589 e revoga a Decisão (UE) 2016/344 (Texto relevante para efeitos do EEE e para a Suíça) [PE/49/2019/REV/1]. JO L 186 de 11.7.2019, p. 21-56.

28-03-2023

Autoridade Europeia do Trabalho (AET)

Tratamento de dados pessoais pelas instituições e organismos da União

(1) Decisão n.º 20/2022 do Conselho de Administração da AET, de 24 de novembro de 2022, relativa a normas internas respeitantes a limitações de certos direitos dos titulares dos dados em relação ao tratamento de dados pessoais no âmbito das atividades realizadas pela Autoridade Europeia do Trabalho (2023/C 113/10). JO C 113 de 28.3.2023, p. 17-25.

DECIDIU O SEGUINTE:

Artigo 1.º

Objeto e âmbito de aplicação

1. A presente decisão estabelece regras relativas às condições em que a AET pode limitar a aplicação dos artigos 4.º, 14.º a 22.º, 35.º e 36.º, nos termos do artigo 25.º do regulamento.

2. A AET, na qualidade de responsável pelo tratamento, é representada pelo seu diretor executivo.

Artigo 2.º

Limitações

1. A AET pode limitar a aplicação dos artigos 14.º a 22.º, dos artigos 35.º e 36.º, e do artigo 4.º do regulamento, na medida em que as suas disposições correspondam aos direitos e às obrigações previstos nos artigos 14.º a 20.º:

(a) nos termos do artigo 25.º, n.º 1, alíneas b), c), f), g) e h), do regulamento, ao conduzir inquéritos administrativos, processos pré-disciplinares, disciplinares ou de suspensão ao abrigo do artigo 86.º e do anexo IX do Estatuto dos Funcionários e da Decisão n.º 22/2021, de 10 de novembro de 2021, do Conselho de Administração da AET, relativa aos termos e condições aplicáveis aos inquéritos internos da Autoridade Europeia do Trabalho em matéria de prevenção da fraude, da corrupção e de qualquer atividade ilegal lesiva dos interesses da União, e ao notificar casos ao OLAF;

(b) nos termos do artigo 25.º, n.º 1, alínea h), do regulamento, ao assegurar que os membros do pessoal da AET podem comunicar factos de forma confidencial sempre que considerem que existem irregularidades graves, conforme previsto na Decisão n.º 11/2021, de 25 de maio de 2021, do Conselho de Administração da AET;

(c) nos termos do artigo 25.º, n.º 1, alínea h), do regulamento, ao assegurar que os membros do pessoal da AET podem comunicar informações aos «conselheiros confidenciais» no âmbito de um procedimento de assédio, conforme definido na Decisão n.º 6/2022, de 15 de março de 2022, do Conselho de Administração da AET, que adota medidas de execução nos termos do Estatuto dos Funcionários;

(d) nos termos do artigo 25.º, n.º 1, alíneas c), g) e h), do regulamento, ao realizar auditorias internas relacionadas com as atividades ou os departamentos da AET, investigações realizadas pelo encarregado da proteção de dados em conformidade com o artigo 45.º, n.º 2, do Regulamento (UE) 2018/1725 e investigações de segurança (informática) efetuadas internamente ou com participação externa (por exemplo, CERT-UE);

(e) nos termos do artigo 25.º, n.º 1, alíneas b), c), d), g) e h), do regulamento, ao prestar ou receber assistência a ou de outras instituições, órgãos e organismos da União, ou ao cooperar com estes no contexto das atividades previstas nas alíneas a) a d) deste número, nomeadamente inspeções concertadas e conjuntas e nos termos dos acordos de nível de serviço, memorandos de entendimento, acordos de inspeções concertadas e conjuntas e acordos de cooperação relevantes;

(f) nos termos do artigo 25.º, n.º 1, alíneas c), g) e h), do regulamento, ao prestar ou receber assistência às ou das autoridades nacionais de países terceiros e organizações internacionais, ou ao cooperar com tais autoridades e organizações, a pedido destas ou por sua própria iniciativa;

(g) nos termos do artigo 25.º, n.º 1, alíneas b), c), g) e h), do regulamento, ao prestar ou receber assistência e cooperação às ou das autoridades públicas dos Estados-Membros da União Europeia, a pedido destas ou por sua própria iniciativa;

(h) nos termos do artigo 25.º, n.º 1, alínea e), do regulamento, ao tratar dados pessoais contidos em documentos obtidos pelas partes ou pelos intervenientes no âmbito de processos no Tribunal de Justiça da União Europeia;

2. Qualquer limitação deve respeitar a essência dos direitos e das liberdades fundamentais e constituir uma medida necessária e proporcionada numa sociedade democrática.

3. Deve ser efetuado um teste da necessidade e da proporcionalidade, caso a caso, antes da aplicação de limitações. As limitações devem limitar-se ao estritamente necessário para alcançar os seus objetivos.

4. A AET deve elaborar, para efeitos de responsabilidade, um registo que descreva os motivos das limitações aplicadas, os fundamentos de entre os enumerados no n.º 1 que se aplicam e o resultado do teste da necessidade e da proporcionalidade. Esses registos devem fazer parte de um registo, que será disponibilizado à AEPD a pedido desta. A AET deve elaborar relatórios periódicos sobre a aplicação do artigo 25.º do regulamento.

5. Ao proceder ao tratamento de dados pessoais recebidos de outras organizações no âmbito das suas atribuições, a AET deve consultar essas organizações sobre os potenciais fundamentos para a imposição de limitações e sobre a necessidade e proporcionalidade das limitações em causa, a menos que tal prejudique as atividades da AET.

Artigo 3.º

Riscos para os direitos e liberdades dos titulares de dados

1. As avaliações dos riscos para os direitos e liberdades dos titulares de dados decorrentes da imposição de limitações e os pormenores sobre o período de aplicação dessas limitações devem ser inscritos no registo das atividades de tratamento conservado pela AET nos termos do artigo 31.º do regulamento. Devem igualmente ser registados em quaisquer avaliações de impacto relativas à proteção de dados respeitantes a essas limitações realizadas nos termos do artigo 39.º do regulamento.

2. Sempre que a AET avalie a necessidade e a proporcionalidade de uma limitação, deve considerar os potenciais riscos para os direitos e liberdades do titular dos dados.

Artigo 4.º

Garantias e prazos de conservação

1. A AET deve aplicar garantias para evitar o abuso e o acesso ou transferência ilícitos dos dados pessoais relativamente aos quais se aplicam ou podem ser aplicadas limitações. Essas garantias devem incluir medidas técnicas e organizativas e ser pormenorizadas consoante seja necessário nas decisões, procedimentos e regras de execução internas da AET. As garantias devem incluir:

(a) uma definição adequada das funções, responsabilidades e etapas processuais;

(b) se adequado, um ambiente eletrónico seguro que impeça o acesso ilícito e acidental ou a transferência de dados eletrónicos para pessoas não autorizadas;

(c) se for caso disso, a conservação segura e o tratamento de documentos em papel;

(d) o controlo adequado das limitações e uma revisão periódica da sua aplicação.

As revisões referidas na alínea d) devem ser realizadas, pelo menos, de seis em seis meses.

2. As limitações serão levantadas logo que cessem as circunstâncias que as justificam.

3. Os dados pessoais devem ser conservados em conformidade com as regras de conservação aplicáveis, a definir nos registos de proteção de dados mantidos nos termos do artigo 31.º do regulamento.

No termo do período de conservação, os dados pessoais devem ser apagados, anonimizados ou transferidos para arquivos em conformidade com o artigo 13.º do regulamento.

Artigo 5.º

Participação do encarregado da proteção de dados

1. O encarregado da proteção de dados da AET deve ser informado, sem demora injustificada, antes de ser tomada qualquer decisão de limitar os direitos dos titulares dos dados em conformidade com a presente decisão. Ser-lhe-á concedido acesso aos registos associados e a quaisquer documentos relativos ao contexto de facto ou de direito.

2. O encarregado da proteção de dados da AET pode solicitar a revisão da aplicação de uma limitação. O responsável pelo tratamento deve informar por escrito o seu encarregado da proteção de dados sobre o resultado da revisão.

3. A AET, enquanto responsável pelo tratamento, deve documentar a intervenção do encarregado da proteção de dados na aplicação das limitações, incluindo as informações que são partilhadas com o mesmo.

4. O responsável pelo tratamento deve informar o encarregado da proteção de dados quando a limitação for levantada.

Artigo 6.º

Direito à informação

1. Em casos devidamente justificados e nas condições estabelecidas na presente decisão, o direito à informação pode ser limitado pelo responsável pelo tratamento no âmbito das seguintes operações de tratamento:

a) Realização de inquéritos administrativos e de processos pré-disciplinares e disciplinares;

b) Atividades relacionadas com casos de potenciais irregularidades comunicadas ao OLAF;

c) Procedimentos de denúncia;

d) Procedimentos (formais e informais) relativos a casos de assédio;

e) Tratamento de reclamações internas e externas;

f) Auditorias internas e externas;

g) Inspeções concertadas e conjuntas, ao prestar ou receber assistência e cooperação às e das autoridades públicas dos Estados-Membros da União Europeia, a pedido destas ou por iniciativa da AET;

h) Investigações realizadas pelo encarregado da proteção de dados em conformidade com o artigo 45.º, n.º 2, do Regulamento (UE) 2018/1725;

i) Investigações em matéria de segurança (informática) efetuadas internamente ou com participação externa (por exemplo, CERT-UE);

j) Tratamento de dados pessoais contidos em documentos obtidos pelas partes ou pelos intervenientes no âmbito de processos no Tribunal de Justiça da União Europeia.

Nos avisos sobre a proteção de dados, nas declarações de privacidade ou nos registos, na aceção do artigo 31.º do Regulamento (UE) 2018/1725, publicados no seu sítio Web e/ou na intranet para informar os titulares dos dados sobre os seus direitos no âmbito de um determinado procedimento, a AET deve incluir informações relacionadas com a potencial limitação desses direitos. As informações devem abranger os direitos passíveis de serem limitados, bem como os motivos e a potencial duração.

2. Sem prejuízo do disposto no n.º 1, quando tal for proporcionado, a AET deve também informar individualmente, por escrito e sem demora injustificada, todos os titulares dos dados que sejam considerados pessoas afetadas pela operação de tratamento em causa sobre os seus direitos no que diz respeito a limitações presentes e futuras.

3. Quando a AET limitar, no todo ou em parte, a comunicação de informações aos titulares dos dados a que se refere o n.º 2, deve registar os motivos dessa limitação e a base legal, em conformidade com o artigo 2.º da presente decisão, incluindo uma avaliação da necessidade e da proporcionalidade da limitação.

O registo e, se for caso disso, os documentos que contenham os elementos de facto e de direito subjacentes devem ser registados. Os mesmos devem ser disponibilizados à Autoridade Europeia para a Proteção de Dados mediante pedido.

4. A limitação a que se refere o n.º 1 continua a aplicar-se enquanto se mantiverem os motivos que a justificam.

Quando cessarem os motivos para a limitação, a AET deve prestar informações ao titular dos dados sobre os principais motivos de aplicação de limitações. A AET deve informar, simultaneamente, o titular dos dados do direito de apresentar, a qualquer momento, uma reclamação à Autoridade Europeia para a Proteção de Dados ou intentar uma ação judicial no Tribunal de Justiça da União Europeia.

Artigo 7.º

Direito de acesso do titular dos dados

1. Em casos devidamente justificados e nas condições estabelecidas na presente decisão, o direito de acesso pode ser limitado pelo responsável pelo tratamento no contexto das seguintes operações de tratamento, quando necessário e proporcionado:

a) Realização de inquéritos administrativos e de processos disciplinares;

b) Atividades relacionadas com casos de potenciais irregularidades comunicadas ao OLAF;

c) Procedimentos de denúncia;

d) Procedimentos (formais e informais) relativos a casos de assédio;

e) Tratamento de reclamações internas e externas;

f) Auditorias internas e externas;

g) Inspeções concertadas e conjuntas, ao prestar ou receber assistência e cooperação às e das autoridades públicas dos Estados-Membros da União Europeia, a pedido destas ou por iniciativa da AET;

h) Investigações realizadas pelo encarregado da proteção de dados em conformidade com o artigo 45.º, n.º 2, do Regulamento (UE) 2018/1725;

i) Investigações em matéria de segurança (informática) efetuadas internamente ou com participação externa (por exemplo, CERT-UE);

j) Tratamento de dados pessoais contidos em documentos obtidos pelas partes ou pelos intervenientes no âmbito de processos no Tribunal de Justiça da União Europeia;

Sempre que os titulares dos dados solicitarem o acesso aos seus dados pessoais tratados no âmbito de um ou mais casos concretos ou de uma determinada operação de tratamento, em conformidade com o artigo 17.º do Regulamento (UE) 2018/1725, a AET deve limitar a sua apreciação do pedido unicamente a esses dados pessoais.

2. Se a AET limitar, no todo ou em parte, o direito de acesso previsto no artigo 17.º do Regulamento (UE) 2018/1725, deve tomar as seguintes medidas:

(a) Informar o titular dos dados em causa, na sua resposta ao pedido, da limitação aplicada e dos principais motivos que justificam a mesma, bem como da possibilidade de apresentar uma reclamação à Autoridade Europeia para a Proteção de Dados ou de intentar uma ação judicial no Tribunal de Justiça da União Europeia;

(b) Documentar, numa nota de avaliação interna, os motivos da limitação, incluindo uma avaliação da necessidade e proporcionalidade da limitação e da respetiva duração.

A comunicação das informações a que se refere a alínea a) pode ser adiada, omitida ou recusada caso se presuma que anule o efeito da limitação, em conformidade com o artigo 25.º, n.º 8, do Regulamento (UE) 2018/1725.

A AET deve rever a aplicação da limitação de seis em seis meses após a sua adoção e aquando do encerramento da investigação em causa. Daí em diante, o responsável pelo tratamento deve verificar anualmente a necessidade de manter qualquer limitação.

3. O registo e, se for caso disso, os documentos que contenham os elementos de facto e de direito subjacentes devem ser registados. Os mesmos devem ser disponibilizados à Autoridade Europeia para a Proteção de Dados mediante pedido.

Artigo 8.º

Direito de retificação, apagamento e limitação do tratamento

1. Em casos devidamente justificados e nas condições estabelecidas na presente decisão, o direito à retificação, apagamento e limitação pode ser limitado pelo responsável pelo tratamento no âmbito das seguintes operações de tratamento, quando necessário e adequado:

a) Realização de inquéritos administrativos e de processos disciplinares;

b) Atividades relacionadas com casos de potenciais irregularidades comunicadas ao OLAF;

c) Procedimentos de denúncia;

d) Procedimentos (formais e informais) relativos a casos de assédio;

e) Tratamento de reclamações internas e externas;

f) Auditorias internas e externas;

g) Inspeções concertadas e conjuntas, ao prestar ou receber assistência e cooperação às e das autoridades públicas dos Estados-Membros da União Europeia, a pedido destas ou por iniciativa da AET;

h) Investigações realizadas pelo encarregado da proteção de dados em conformidade com o artigo 45.º, n.º 2, do Regulamento (UE) 2018/1725;

i) Investigações em matéria de segurança (informática) efetuadas internamente ou com participação externa (por exemplo, CERT-UE);

j) Tratamento de dados pessoais contidos em documentos obtidos pelas partes ou pelos intervenientes no âmbito de processos no Tribunal de Justiça da União Europeia.

2. Quando a AET limitar, no todo ou em parte, a aplicação do direito de retificação, apagamento e limitação do tratamento a que se referem o artigo 18.º, o artigo 19.º, n.º 1, e o artigo 20.º, n.º 1, do Regulamento (UE) 2018/1725, deve tomar as medidas previstas no artigo 6.º, n.º 2, da presente decisão e inscrever o registo em conformidade com o artigo 6.º, n.º 3.

Artigo 9.º

Comunicação de informações aos titulares dos dados sobre as limitações dos seus direitos

A AET pode adiar, omitir ou recusar a comunicação de informações relativas aos motivos de uma limitação e ao direito de apresentar uma reclamação à AEPD enquanto se presumir que essa comunicação anula o efeito da limitação. A avaliação da justificação desta medida deve ser efetuada caso a caso. A AET deve comunicar as informações ao titular dos dados logo que deixe de se presumir que essa comunicação anula o efeito da limitação.

Artigo 10.º

Comunicação de violações de dados pessoais ao titular dos dados

1. Sempre que esteja sujeita à obrigação de comunicar uma violação de dados nos termos do artigo 35.º, n.º 1, do regulamento, a AET pode, em circunstâncias excecionais, limitar, total ou parcialmente, essa comunicação. Deve documentar numa nota as razões da limitação, o seu fundamento jurídico nos termos do artigo 2.º e uma avaliação da sua necessidade e proporcionalidade. A nota deve ser comunicada à AEPD no momento da notificação da violação de dados pessoais.

2. Se cessarem os motivos da limitação, a AET deve comunicar a violação de dados pessoais ao titular dos dados em causa e informá-lo dos principais motivos da limitação e do seu direito de apresentar uma reclamação à AEPD.

Artigo 11.º

Confidencialidade das comunicações eletrónicas

1. Em circunstâncias excecionais, a AET pode limitar o direito à confidencialidade das comunicações eletrónicas estabelecido no artigo 36.º do regulamento. Tais limitações devem cumprir o disposto na Diretiva 2002/58/CE do Parlamento Europeu e do Conselho.

2. Quando a AET limitar o direito à confidencialidade das comunicações eletrónicas, deve informar o titular dos dados em causa, na sua resposta a qualquer pedido deste, dos principais motivos de aplicação da limitação e do seu direito de apresentar uma reclamação à AEPD.

3. A AET pode adiar, omitir ou recusar a comunicação de informações relativas aos motivos de uma limitação e ao direito de apresentar uma reclamação à AEPD enquanto se presumir que essa comunicação anula o efeito da limitação. A avaliação da justificação desta medida deve ser efetuada caso a caso.

Artigo 12.º

Entrada em vigor

A presente decisão entra em vigor no vigésimo dia seguinte ao da sua publicação no Jornal Oficial da União Europeia.

Feito em Bratislava, em 24 de novembro de 2022.

(4) Diretiva 2002/58/CE do Parlamento Europeu e do Conselho, de 12 de julho de 2002, relativa ao tratamento de dados pessoais e à proteção da privacidade no setor das comunicações eletrónicas (Diretiva relativa à privacidade e às comunicações eletrónicas). JO L 201 de 31.7.2002, p. 37-47. Última versão consolidada (19-12-2009): 02002L0058 — PT — 19.12.2009 — 002.007 — 1/15.

(5) Regulamento (UE) 2018/1725 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de outubro de 2018, relativo à proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais pelas instituições e pelos órgãos e organismos da União e à livre circulação desses dados, e que revoga o Regulamento (CE) n.º 45/2001 e a Decisão n.º 1247/2002/CE (Texto relevante para efeitos do EEE) [PE/31/2018/REV/1]. JO L 295 de 21.11.2018, p. 39-98.

(6) Regulamento (UE) 2019/1149 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 20 de junho de 2019, que institui uma Autoridade Europeia do Trabalho, altera os Regulamentos (CE) n.º 883/2004, (UE) n.º 492/2011 e (UE) 2016/589 e revoga a Decisão (UE) 2016/344 (Texto relevante para efeitos do EEE e para a Suíça) [PE/49/2019/REV/1]. JO L 186 de 11.7.2019, p. 21-56.

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2023-03-28 / 20:23