Informação Jurídica

1.   A presente decisão estabelece regras relativas às condições em que a Agência pode limitar a aplicação dos artigos 4.º, 14.ºa 22.º, 35.ºe 36.º, nos termos do artigo 25.ºdo Regulamento.

2.   A Agência, enquanto responsável pelo tratamento, é representada pelo seu diretor-executivo.

Artigo 2.º

Limitações

1. A Agência pode limitar a aplicação dos artigos 14.º a 22.º, dos artigos 35.º e 36.º, e do artigo 4.º do Regulamento, na medida em que as suas disposições correspondam aos direitos e às obrigações previstos nos artigos 14.º a 20.º:

a) nos termos do artigo 25.º, n.º 1, alíneas b), c), f), g) e h), do Regulamento, ao realizar inquéritos administrativos, de processos pré-disciplinares, disciplinares ou de suspensão ao abrigo do artigo 86.o e do anexo IX do Estatuto dos Funcionários e da Decisão do Conselho de Administração da Agência n.º 297, bem como ao notificar processos ao OLAF;

b) nos termos do artigo 25.º, n.º 1, alínea h), do Regulamento, ao assegurar que os membros do pessoal da Agência possam comunicar factos confidencialmente sempre que considerem que existem irregularidades graves, tal como previsto na Decisão n.º 183 do Conselho de Administração da Agência relativa à denúncia de irregularidades, e na Decisão n.º 8 relativa aos inquéritos internos;

c) nos termos do artigo 25.º, n.º 1, alínea h), do Regulamento, ao assegurar que os membros do pessoal da Agência possam comunicar informações aos conselheiros confidenciais no âmbito de um procedimento de assédio, conforme definido pela Decisão da Agência ERA-ED-690-2013 (7);

d) nos termos do artigo 25.º, n.º 1, alíneas c), g) e h), do Regulamento, ao realizar auditorias internas relativamente a atividades ou departamentos da Agência;

e) nos termos do artigo 25.º, n.º 1, alíneas c), d), g) e h), do Regulamento, ao prestar assistência a outras instituições, órgãos e organismos da União, ao receber assistência destes ou ao cooperar com estes no contexto das atividades previstas nas alíneas a) a d) do presente número, e nos termos dos acordos de nível de serviço, memorandos de entendimento e acordos de cooperação pertinentes;

f) nos termos do artigo 25.º, n.º 1, alíneas c), g) e h), do Regulamento, ao prestar assistência às autoridades nacionais de países terceiros e organizações internacionais, ao receber assistência destas ou ao cooperar com tais autoridades e organizações, quer a seu pedido, quer por iniciativa própria;

g) nos termos do artigo 25.º, n.º 1, alíneas c), g) e h), do Regulamento, ao prestar assistência e cooperação às autoridades públicas dos Estados-Membros da UE ou ao receber assistência e cooperação destas, quer a seu pedido quer por iniciativa própria;

h) nos termos do artigo 25.º, n.º 1, alínea e), do Regulamento, ao tratar dados pessoais constantes de documentos obtidos pelas partes ou pelos intervenientes no âmbito de um processo no Tribunal de Justiça da União Europeia.

2. Qualquer limitação deve respeitar a essência dos direitos e das liberdades fundamentais e constituir uma medida necessária e proporcionada numa sociedade democrática.

3. Deve ser efetuado um teste da necessidade e da proporcionalidade, caso a caso, antes da aplicação de limitações. As limitações devem limitar-se ao estritamente necessário para alcançar os seus objetivos.

4. Para efeitos de responsabilização, a Agência deve elaborar um registo que descreva os motivos das limitações aplicadas, identifique os motivos enumerados no n.º 1 que são aplicáveis e indique os resultados do teste de necessidade e proporcionalidade. Esse documento deve ser incluído num ficheiro, que será facultado à AEPD, a pedido desta. A Agência elabora relatórios periódicos sobre a aplicação do artigo 25.º do Regulamento.

5. Ao proceder ao tratamento de dados pessoais recebidos de outras organizações no âmbito das suas funções, a Agência deve consultar essas organizações sobre os eventuais motivos para a imposição de limitações e sobre a necessidade e proporcionalidade das limitações em causa, a menos que tal ponha em perigo as atividades da Agência.

Artigo 3.º

Riscos para os direitos e liberdades dos titulares de dados

Artigo 4.º

Garantias e períodos de conservação

1. A Agência deve aplicar garantias para evitar o abuso ou o acesso ou transferência ilícitos dos dados pessoais relativamente aos quais se aplicam ou podem ser aplicadas limitações. Estas garantias devem incluir medidas técnicas e organizativas e devem ser descritas de forma pormenorizada, na medida do necessário, nas decisões, procedimentos e normas de execução internas da Agência. As garantias incluem:

a) uma definição adequada das funções, responsabilidades e etapas processuais;

b) se adequado, um ambiente eletrónico seguro que impeça o acesso ilícito e acidental ou a transferência de dados eletrónicos para pessoas não autorizadas;

c) se adequado, o armazenamento e tratamento seguros de documentos em papel;

d) um controlo adequado das limitações e uma revisão periódica da sua aplicação.

2. As revisões referidas na alínea d) devem ser realizadas, pelo menos, de seis em seis meses.

3. As limitações devem ser levantadas logo que cessarem as circunstâncias que as justificam.

4. Os dados pessoais devem ser conservados em conformidade com as regras de conservação da Agência aplicáveis, a definir nos registos de proteção de dados conservados nos termos do artigo 31.º do Regulamento. No termo do período de conservação, os dados pessoais devem ser apagados, anonimizados ou transferidos para arquivos em conformidade com o artigo 13.º do Regulamento.